CHAPTER 04 印鑑登録・各種手続き
印鑑証明書はコピーでも使える？原本が要る手続きと返してもらう方法
印鑑証明書（印鑑登録証明書）をコピーで出せる手続きは限られます。登記、車の登録、相続、奨学金、相続税の申告での扱いと、法務局や銀行に出した原本を返してもらう方法を、法令と各機関の案内をもとに説明します。
公開日: 2026年10月12日
相続の手続きで、法務局と銀行3つに印鑑証明書を出すことになった。手元にあるのは、先週取った1通だけ。コピーを4枚取って配れば済むのか、それとも4通取り直すのか。原本を渡してしまったら、次の提出先はどうするのか。通数と手間の見当がつかない方に向けて、原本とコピーの扱いを手続きごとに説明します。
印鑑証明書は、原本を出すのが基本です。コピーや画像で足りるのは、提出先が「写しでよい」と決めている手続きだけです。相続登記や銀行の相続の手続きでは、申し出れば原本を返してもらえます。返してもらえない手続きの分は、通数を取ります。手数料は1通200円から400円ほどです。
印鑑証明書がコピーでは通らない理由
印鑑証明書は、2つのことを相手に伝える書類です。1つは、登録した印影の形と大きさ。もう1つは、それを役所が証明したという事実です。相手は、契約書に押された実印の印影と証明書の印影を見比べて、本人が押した書類かどうかを確かめます。
コピーにすると、この2つが両方ともあいまいになります。原本とコピーの違いを並べました。
役所の窓口やコンビニで受け取った、その1枚です
- 印影登録した印影が、実物と同じ大きさで載ります。京都市の要領は、印影を「実物大に写す」と定めています
- 用紙役所やコンビニの機械が印刷した紙です。コンビニで取った証明書には、偽造や書き換えを見つけるための画像が入っています
- 使える手続き登記、車の登録、公正証書、相続、保証人の契約など、印鑑証明書を求めるすべての手続きに出せます
原本を複合機やスマートフォンで写したものです
- 印影拡大や縮小の設定、機械のくせで、大きさや線の太さが変わることがあります。見比べる材料として弱くなります
- 用紙コンビニで取った証明書は、コピーすると「複写」の文字が浮かび上がります。原本でないことが、相手にも分かります
- 使える手続き提出先が「写しでよい」と決めている手続きだけです。自分の控えとして残す分には、問題ありません
「複写」の文字が浮かぶ仕組みは、コンビニ交付を運営する地方公共団体情報システム機構が公表しています。受け取った側が、原本かコピーかをひと目で見分けられるようにするためのものです。
手続きごとに違う、原本とコピーの扱い
原本しか受け付けないもの、原本を出して返してもらえるもの、画像で送れるものがあります。法令や、それぞれの機関が公表している扱いをまとめました。
家や土地を売る、住宅ローンを組むときの登記申請書や委任状に実印を押した方の証明書です。登記が終わっても戻りません
原本のみ普通車の登録、名義変更実印を押した申請書に印鑑証明書を添えると、自動車登録令で決まっています
原本のみ奨学金の連帯保証人、保証人日本学生支援機構は、返還誓約書に添える証明書を「コピー不可」としています
原本のみ相続した家や土地の名義変更（相続登記）遺産分割協議書に添える証明書です。申請のときに、原本の還付を請求できます
返却あり銀行での相続の手続きゆうちょ銀行は原本を求めます。申し出れば、窓口でコピーを取って返してもらえます
返却あり相続税の申告（e-Tax）e-Taxで申告する方は、証明書をPDFにして送れます
画像も可表にない手続きは、提出先に「原本ですか、写しでもよいですか」と聞いてください。日本学生支援機構は、同じ返還誓約書に添える収入の証明書を「コピー可」としています。書類ごとに扱いが分かれるので、証明書だけを取り出して尋ねると確実です。
登記に出した原本を返してもらう「原本還付」
登記の申請書に添える書類は、原本を出すのが決まりです。ただ、ほかの手続きにも使う書類は、申請のときに請求すれば返してもらえます。これを原本還付と呼びます。法務局の案内に沿って、手順を4つに分けました。
- 01コピーを取る印鑑証明書、遺産分割協議書など、返してほしい書類を1枚ずつコピーします。
- 02コピーに書き添える「原本に相違ありません」と書き、登記申請書に押印した申請人が署名か記名をして押印します。何枚かあるときはホチキスでとめ、つづり目に契印を押します。
- 03原本と一緒に出す原本とコピーを、登記の申請書に添えて出します。還付のための請求書を、別に作る必要はありません。
- 04原本を受け取る調査が済むと、登記官が原本とコピーを照らし合わせてから返します。申し出れば、書留郵便で送ってもらうこともできます。送料は切手で納めます。
登記に出した印鑑証明書には、戻らないものがあります
どの印鑑証明書でも返してもらえるわけではありません。不動産登記規則第55条は、次の3つの証明書を、還付を請求できない書類としています。
登記に出した印鑑証明書が、戻るかどうか
登記の申請書に実印を押した方の証明書家や土地を売る方が、自分で申請書に押印して出す場合がこれに当たります。
戻りません司法書士への委任状に実印を押した方の証明書売主や、住宅ローンを借りる方が出します。司法書士に頼んで登記するときは、この形になります。
戻りません承諾書や同意書に実印を押した方の証明書登記に第三者の承諾が要る場合に、承諾した方が出します。
戻りません相続登記で、遺産分割協議書に添えた証明書規則が挙げる3つに入っていません。協議書と一緒に還付を請求します。
請求できます法務局の案内は、原本が戻る書類の例として、遺産分割協議書などの「相続を証する情報」を挙げています。請求できるかどうか迷う書類があれば、申請の前に法務局か司法書士に確かめてください。
相続では、1通を順番に使うか、通数を取るかを決めます
相続では、同じ遺産分割協議書と印鑑証明書を、法務局、銀行、証券会社、税務署へ出します。提出先と通数の例を図にしました。
法務局（相続登記）原本還付を請求すれば、登記の調査のあとで戻ります
1通銀行、証券会社ゆうちょ銀行は、申し出ればコピーを取って原本を返してくれます
1社に1通税務署（相続税の申告）e-Taxで申告する方は、PDFにして送れます
1通点線は、返してもらえれば次の提出先に使える分です。銀行や証券会社が原本を返すかどうかは、会社ごとに違います。手続きを始めるときに尋ねてください。
進め方は2つあります。日数に余裕があるかどうかで選んでください。
1通を、提出先へ順番に回します
- 法務局には、申請のときに原本還付を請求します
- 銀行には、窓口で「原本を返してください」と伝えます
- 原本が戻るまで、次の提出先には出せません
気をつけることゆうちょ銀行は、発行から6か月以内の証明書を求めています。回しているあいだに期限を過ぎないよう、期限の短い提出先から先に出します
提出先の数だけ取って、同時に進めます
- 相続人のそれぞれが、提出先の数と同じ通数を取ります
- 返却を待たずに、登記と銀行の手続きを並べて進められます
- 手数料は、窓口で1通300円から400円、コンビニで200円か250円です
気をつけること遠くに住むご兄弟やご親族にも、同じ通数をお願いすることになります。必要な通数を、最初にまとめて伝えます
手数料は、札幌市、京都市、大阪市、福岡市の金額です。4通取っても、コンビニなら1,000円以内に収まります。相続人が何人もいて提出先も多いときは、通数を取るほうが早く終わります。
コピーを取るとき、人に渡すときに気をつけること
証明書には、実印の印影が実物と同じ大きさで載っています。氏名、生年月日、住所も並んでいます。法務省の資料は、3Dプリンターなどの技術が進んで、印章をまねて作ることが以前より易しくなったという指摘を紹介しています。コピーや画像にも同じ印影が写りますので、扱いには気を配ってください。
- 控えのコピーは、必要な枚数だけ取る。使い終わったら、細かく切って捨てる
- スマートフォンで撮った画像は、提出先に送ったあとで端末から消す
- 求められていない相手には、コピーも画像も渡さない
- コンビニの複合機でコピーしたときは、原本を置き忘れていないかを確かめる
証明書だけで契約を結ばれることはありません。実印を押した書類とそろって、はじめて本人が押した書類として通ります。それでも、印影と住所が1枚に載った書類です。実印そのものと同じように、しまう場所を決めておくと安心です。
原本を出す前に、実印の印影を見ておきます
原本をそろえても、書類に押した印影が証明書と合わなければ、手続きは止まります。実印の枠が欠けていたり、彫った溝に朱肉が詰まって線が太くなっていたりすると、別の印影に見えるためです。
提出の前に、白い紙へ試しに押して、証明書の印影と見比べてください。枠の切れや線のつぶれが見つかったら、新しい実印を作って登録し直し、証明書も取り直します。見分け方は、印鑑の買い替え時期の目安で説明しています。実印を使う場面の全体は、実印はいつ必要？をご覧ください。
よくある質問
カラーコピーなら、原本の代わりになりますか
なりません。色まで同じに写っても、役所が発行した紙ではないからです。コンビニで取った証明書は、コピーすると「複写」の文字が浮かび上がります。原本を求める提出先には、役所やコンビニで受け取った紙そのものを出してください。
「PDFで送ってください」と言われました。送ってもよいですか
提出先がそう決めているなら、送ってかまいません。e-Taxでの相続税の申告のように、画像での提出を認めている手続きもあります。あとから原本の郵送を求められることがないかも、一緒に尋ねておいてください。
原本還付を頼まずに、登記を申請してしまいました
原本還付は、登記を申請するときに請求する手続きです。申請のあとで気づいたら、すぐに申請先の法務局へ問い合わせてください。間に合わなければ、ほかの提出先の分を取り直します。
返してもらった原本は、ほかの手続きにも使えますか
使えます。ただし、発行から3か月以内、6か月以内といった期限は、発行日から数えます。返ってくるまでに日数がかかった証明書は、次の提出先の期限に収まるかを確かめてから出してください。
窓口で取った証明書とコンビニで取った証明書で、扱いは変わりますか
どちらも市区町村が発行した原本で、載っている内容も同じです。コンビニの証明書はA4の普通紙に印刷され、偽造を見つけるための画像が入ります。見た目が違っても、原本として提出できます。
まとめ｜通数を決めるまでの順番
はじめに、提出先をすべて書き出します。次に、それぞれへ3つのことを尋ねます。原本が要るのか、返してもらえるのか、発行から何か月以内のものが要るのか、の3つです。
返してもらえる提出先が多く、日数にも余裕があれば、1通を期限の短い先から順に回します。急ぐときや、返してもらえない提出先があるときは、その数だけ取ります。登記で原本還付を使うなら、申請の前にコピーを用意します。手続きがすべて終わったら、残ったコピーを処分します。
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