会社認印とは？実印との違い・押す書類・内枠の文字と作るタイミング

会社を設立して数か月たつと、注文書、業務委託の契約書、リースの申込書、年金事務所への届け出と、丸い印鑑を押す書類が思ったより多いことに気づきます。そのたびに金庫から会社実印を出すのは手間ですし、実印の印影がいろいろな書類に残るのも気になります。そこで登場するのが会社認印です。この記事では、会社認印とは何か、実印とどう違うのか、どの書類に押すのかを、注文のときに決めることまで含めて説明します。

会社認印は「届け出をしない会社の丸印」

会社の丸い印鑑は、届け出先で3つに分かれます。法務局に届け出たものが会社実印、銀行に届け出たものが会社銀行印、どこにも届け出ないものが会社認印です。3本とも同じ二重の円で、外側に社名、内側に役職名が入ります。見た目に大きな違いはなく、違うのは「登録されているかどうか」です。

「代表取締役印」と彫ってあるのに実印ではない、というところが分かりにくい点です。印鑑が実印かどうかは、彫ってある文字ではなく、法務局に届け出ているかどうかで決まります。同じ文字の印鑑を2本作り、1本を届け出て実印にし、もう1本を届け出ずに認印として使う。これが会社認印の仕組みです。

なぜ認印が要るのか｜実印を守る1本

「実印を押せば済むのでは」と思われるかもしれません。ところが、代表者の名前で丸い印鑑を押す書類は、思っている以上にたくさんあります。そのすべてに実印を押していると、2つの困りごとが起きます。

内閣府、法務省、経済産業省の「押印についてのQ&A」は、実印が押された書類は印鑑証明書で本人の印影だと証明できる一方、認印は印影と印章の一致を証明する手段がなく、本人が押したという推定が働きにくいと説明しています。裏返せば、認印の印影が出回っても、実印ほどの重みを持たないということです。日々の書類に認印を使うのは、この性質を生かした使い分けです。

会社認印を押す書類、実印を押す書類

請求書や領収書は、認印ではなく角印を押します。丸印と角印の使い分けは、丸印と角印の違いで説明しています。3本の会社と4本の会社で書類ごとの押し分けがどう変わるかは、法人印鑑4本セットとは？に表があります。

実印と認印を、見分けられるように作る

認印は実印と同じ文字を彫ることが多いので、そのまま作ると印影がそっくりになります。取り違えて実印を注文書に押してしまえば、認印を分けた意味がありません。見分けるための方法は3つあります。

いちばん確実なのは大きさを変えることです。実印18mmなら認印16.5mm、実印21mmなら認印18mmにすると、手に取っただけで分かります。4本セットでは、この組み合わせであらかじめ大きさを変えてあります。書体も変えておくと、押した印影だけを見ても区別がつきます。

内枠の文字の決め方

会社認印の内側の円には、役職名を入れます。注文画面では次の中から選びます。

内側の文字に法律上の決まりはありません。ただ、契約書の記名は「株式会社〇〇　代表取締役　山田太郎」と書きますので、認印の役職名も登記どおりにそろえておくと、書類を受け取る相手が迷いません。

いつ作るか｜設立と同時か、取引が増えたときか

個人事業主の「認印」は、屋号の丸印

個人事業主には、法務局に届け出る会社実印がありません。契約書には個人の実印を押します。ですから、屋号を彫った丸い印鑑は、大きさや文字にかかわらず、すべて認印にあたります。「達磨屋印房」のように屋号を外側の円に、「代表者印」を内側の円に彫ります。事業用の丸印があると、契約書や申込書に個人の実印を押す機会が減り、屋号の角印と並べたときの見た目も整います。屋号を彫る印鑑の考え方は、屋号を鑑定して印鑑を作るでも説明しています。

注文のときに決めること

当店の会社認印は、会社実印と同じ印材、同じ工程で作ります。京印章制作士の職人が社名と役職名の配置を1本ずつ設計し、彫刻と仕上げまでを担当します。「認印だから簡単なもの」ではなく、会社の名前で押す印鑑として、実印と同じ品質でお作りします。

よくある質問

まとめ｜認印は、実印を金庫から出さないための1本

会社認印は、会社実印と同じ形で、法務局に届け出ない丸印です。印鑑証明書を添える書類には実印を、それ以外の契約書、注文書、役所への届け出には認印を押します。こうして分けておくと、実印を押すのは年に数回になり、実印の印影が社外に出回ることも、なくす機会も減ります。

認印は実印より小さく作り、できれば書体も変えて、取り違えないようにします。これから会社の印鑑をそろえる方は、実印・銀行印・角印の3本セットに認印を加えた4本セットにすると、設立の日から実印を守る形で運営を始められます。