会社認印とは？実印との違い・押す書類・内枠の文字と作るタイミング

会社を設立して数か月たつと、丸い印鑑を押す書類が思ったより多いことに気づきます。注文書や業務委託の契約書、リースの申込書などです。そのたびに金庫から会社実印を出すのは手間ですし、実印の印影があちこちに残るのも気になります。そこで役に立つのが会社認印です。この記事では、会社認印とは何か、実印とどう違うのか、どの書類に押すのかを説明します。内枠の文字や作るタイミングなど、注文のときに決めることも取り上げます。

会社認印は「届け出をしない会社の丸印」

会社の丸い印鑑は、届け出先によって3つに分かれます。法務局に届け出たものが会社実印、銀行に届け出たものが会社銀行印、どこにも届け出ないものが会社認印です。3本とも二重の円で、外側の円に社名を彫ります。内側に入れる文字は、実印と認印なら「代表取締役印」などの役職名、銀行印なら「銀行之印」が一般的です。見た目に大きな違いはなく、違うのはどこに届け出ているかです。

「代表取締役印」と彫ってあるのに実印ではない。ここが分かりにくいところです。印鑑が実印かどうかは、彫ってある文字ではなく、法務局に届け出ているかどうかで決まります。同じ文字の印鑑を2本作り、1本は届け出て実印に、もう1本は届け出ずに認印として使います。これが会社認印の仕組みです。

なぜ認印が要るのか｜実印を守る1本

「実印を押せば済むのでは」と思われるかもしれません。ただ、日々の書類のすべてに実印を押していると、次のような困りごとが出てきます。

内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」は、実印と認印の違いを次のように説明しています。実印を押した書類なら、印鑑証明書を使って、その会社の印鑑で押したと証明できます。認印では、押された印鑑が本当にその会社のものかを争われると、証明が難しくなります。そのため、会社が押したという推定も働きにくくなります。裏返せば、認印の印影は社外に出回っても、実印の印影ほどの重みを持ちません。日々の書類に認印を押すのは、このためです。

会社認印を押す書類、実印を押す書類

請求書や領収書は、認印ではなく角印を押します。丸印と角印の使い分けは、丸印と角印の違いで説明しています。印鑑が3本の会社と4本の会社で押し分けがどう変わるかは、法人印鑑4本セットとは？の表で比べています。

実印と認印を、見分けられるように作る

認印は実印と同じ文字を彫ることが多いので、そのまま作ると印影がそっくりになります。取り違えて実印を注文書に押してしまえば、認印を分けた意味がありません。まず、2本の違いを表で比べます。

いちばん確実なのは大きさを変えることです。実印が18mmなら認印は16.5mm、21mmなら18mmか16.5mmにすると、手に取っただけで分かります。4本セットは、どのサイズの組み合わせでも、認印が実印より小さくなっています。書体も変えておけば、押した印影だけを見ても区別がつきます。

内枠に入れる文字の決め方

会社認印の内側の円には、役職名を入れます。注文画面では次の中から選びます。

内側の文字に法律上の決まりはありません。ただ、契約書には「株式会社〇〇　代表取締役　山田太郎」のように記名します。認印の役職名も登記どおりにそろえておくと、書類を受け取る相手が迷いません。

作るタイミング｜設立と同時か、あとから足すか

個人事業主の「認印」は、屋号の丸印

個人事業主には、法務局に届け出る会社実印がありません。そのため、屋号を彫った丸い印鑑は、大きさや文字にかかわらず、すべて認印にあたります。「達磨屋印房」のように屋号を外側の円に、「代表者印」を内側の円に彫ります。事業用の丸印があれば、日々の契約書や申込書にはそちらを押し、個人の実印は印鑑証明書が要る書類だけに使えます。屋号の角印と並べて押したときの見た目も整います。屋号を彫る印鑑の考え方は、屋号を鑑定して印鑑を作るでも説明しています。

会社認印を注文するときに決めること

当店の会社認印は、認印だからと簡単に作ることはせず、会社実印と同じ印材、同じ工程でお作りします。京印章制作士の職人が社名と役職名の文字を配置し、1本ずつ仕上げます。

よくある質問

まとめ｜会社認印は、押す書類を分けてから大きさと内枠を決める

会社認印は、次の順番で決めていきます。まず、ふだん押している書類を、印鑑証明書を添えるものとそれ以外に分けます。それ以外が月に何度もあるなら、認印を用意する時期です。これから会社の印鑑をそろえる方には、実印・銀行印・角印に認印を加えた4本セットがあります。設立の日から、日々の書類を認印で済ませられます。

次に大きさです。実印より小さい直径を選ぶと、手に取っただけで見分けられます。最後に内枠の文字と書体を決めます。内枠は実印と同じ「代表取締役印」が一般的です。書体を実印と変えておけば、押した印影でも区別がつきます。