認印を使う場面は？家・職場・役所・契約で押す書類の一覧

「認印はどんなときに使うのですか」「この書類は認印でいいのですか」。印鑑を初めて用意する方から、よくいただく質問です。就職や引っ越し、お子様の入園などが重なる時期は、押印欄のある書類を何枚も書くことになります。ここでは、認印を使う場面を家・職場・役所・学校・申込書・契約書の6つに分けて一覧にしました。あわせて、認印では足りない場面、押印が任意になった手続きとの関係、出番が多いからこそ気をつけたい認印の選び方を説明します。

認印の役割は「認めた」というしるし

個人の印鑑は、どこに届け出ているかで3つに分かれます。市区町村に登録したものが実印、金融機関に届け出たものが銀行印、どこにも届け出ていないものが認印です。認印は「認めた」というしるしとして押す印鑑です。荷物を受け取った、書類を読んだ、内容に同意した、という確認を相手に伝えます。

届け出をしていないぶん、実印のように印鑑証明書で本人の印鑑だと示すことはできません。その代わり、どの場面でも気軽に押せます。3つの中でいちばん出番が多く、ほかの人の目に触れる機会も多い印鑑です。実印・銀行印との違いは実印・銀行印・認印の違い、認印という言葉の意味は認印とは？で説明しています。

認印を使う場面を6つに分ける

認印を押す場面は数え切れないほどありますが、大きく分けると6つです。シャチハタで足りるか、朱肉の認印が要るかは、場面ごとに少しずつ違います。

家と近所｜シャチハタでも足りる場面が多い

宅配便や書留の受け取り、回覧板の確認欄、町内会の名簿など、家で求められる押印のほとんどは「受け取った」「見た」というしるしです。相手が印影をあとから照らし合わせることはないので、朱肉の認印でもシャチハタでも構いません。宅配の受け取りは、署名で済むことも増えました。それでも玄関に1本置いておくと、押印を頼まれたときに慌てません。

職場｜入社の書類は「シャチハタ不可」が多い

職場は、認印を押す機会が特に多い場所です。入社のときは、雇用契約書や誓約書、給与振込の依頼書、通勤経路の届出に押します。働き始めてからは、出勤簿や休暇届、経費精算、稟議書、社内の回覧が加わります。どれも「本人が確認した」というしるしです。

気をつけたいのは、入社の書類や契約書では「シャチハタ不可」と指定されることが多い点です。ゴムの印面は押すたびに印影が少しずつ変わるため、あとから照らし合わせる書類には向かないとされているからです。職場用には、朱肉で押す苗字の認印を1本、ケースに入れて机の引き出しにしまっておくと安心です。どこまでシャチハタで足りるかは認印にシャチハタを使える？で場面ごとに整理しています。

役所・公共｜押印が任意になった届出も、押すなら朱肉の認印

転入届や婚姻届、各種の申請書など、役所に出す書類は、内閣府が進めた押印の見直しで、印鑑を押さなくてよいものが増えました。ただ、委任状のように今も押印欄が残っているものや、押印は任意でも「押すなら認印で」と案内されるものもあります。押す場合は、ゴム印ではなく朱肉の認印を使ってください。役所で実印が要るのは、印鑑登録そのものと、印鑑証明書を添えて出す申請だけです。

学校・保育園・病院｜保護者の確認欄は朱肉の認印が無難

入学や入園の書類、遠足や行事の同意書、通知表の保護者欄、病院の同意書や問診票。お子様に関わる書類には、保護者が確認したことを示す押印欄が多く残っています。学校によってはシャチハタでも受け付けますが、朱肉の認印なら断られる心配がありません。

申込書｜会社によって扱いが違う

保険の加入、携帯電話の契約、クレジットカードの申し込み、習い事の入会、引っ越しの見積もり、賃貸の入居申込。こうした申込書の押印欄は、会社によって扱いが違います。シャチハタで構わないところもあれば、朱肉の認印を求めるところもあります。窓口で「印鑑をお持ちですか」と聞かれて困らないよう、外出時は朱肉の認印を1本かばんに入れておくと確実です。

契約書｜認印にも法律上の重みがある

賃貸や雇用の契約書、中古品の売買契約書、示談書に押す認印は、日常の確認印とは重みが違います。民事訴訟法には、本人の印鑑が押された文書は本人が作ったものと推定する、という考え方があります。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」は、この推定が実印だけでなく認印にも及ぶことがある、としています。認印だから軽く扱ってよい、ということはありません。

書類ごとに使う印鑑を確かめる

ここまでの場面を、どの印鑑を使うかで一覧にしました。「認印」の欄に○がある書類は、朱肉で押す認印があれば対応できます。

認印では足りない場面

認印で済まないのは、本人の印鑑であることを証明しなければならない手続きと、金融機関が届出印と照らし合わせる手続きです。数は多くないので、次の5つを覚えておくと安心です。

実印を使う場面の詳しい説明は実印が必要になる場面、銀行印の使いどころは銀行印の用途と注意点にまとめています。

押印が任意になった手続きと、それでも認印が要る理由

2020年以降、行政の手続きでは押印を求めない書類が大きく増えました。内閣府の規制改革推進会議が各府省の手続きを見直し、多くの届出や申請で押印欄がなくなっています。「もう認印は要らないのでは」と思う方もいらっしゃいますが、押印がなくなったのは主に役所に出す書類です。

一方、民間の書類には今も押印欄が多く残っています。職場の書類、学校や保育園の同意書、保険や携帯電話の申込書、賃貸の契約書などです。押印が任意の書類でも、押すならゴム印ではなく朱肉の認印にしておくと安心です。印鑑を求められたときに手元にないと、出直すことにもなります。朱肉の認印は1本用意しておくことをおすすめします。

場面が多いからこそ、認印はこう選ぶ

認印は、職場や学校など、ほかの人が目にする書類に押すことの多い印鑑です。作るときに決めることは、彫る名前、直径、書体の3つです。

素材は、薩摩本柘か黒水牛が定番です。持ち歩く認印はケースに入れて印面を守ってください。彫る名前の考え方は認印は苗字だけ？、直径は認印に向くサイズで詳しく説明しています。

家用と職場用で2本持つと、探さずに済む

認印を押す場所は、大きく家と職場に分かれます。玄関に受け取り用の1本、職場の机に書類用の1本と置き場所を分けておくと、慌てて探すこともなくなります。玄関用はシャチハタでも構いませんが、学校や保険の書類を家で書く方は、家にも朱肉の認印があると安心です。実印・銀行印・認印の3本セットを揃えたあとで、家用の認印を1本買い足す方もいらっしゃいます。

認印を押すときに気をつけること

よくある質問

まとめ｜押印の場面の大半は認印。朱肉で押す1本を持っておく

書類にどの印鑑を押すか迷ったら、次の順に確かめてください。まず、実印の指定や印鑑証明書の添付を求められていれば、実印を押します。次に、口座振替の申込書や窓口での払い戻しのように、口座の届出印を押す書類なら銀行印です。どちらでもなければ認印で、「シャチハタ不可」とあれば朱肉で押す認印を使います。

これから認印を用意する方は、彫る名前、直径、書体の順に決めていきます。苗字だけを古印体か隷書体で彫った、10.5mmか12mmの1本が目安です。最後に置き場所を考え、家と職場の両方でよく使うなら2本用意します。