認印を使う場面は？家・職場・役所・契約で押す書類の一覧

「認印はどんなときに使うのですか」「この書類は認印でいいのですか」。印鑑を初めて用意する方から、よくいただく質問です。認印は、市区町村にも金融機関にも届け出ていない、日常の確認に押す印鑑です。宅配の受け取り、社内の回覧、入社の書類、学校に出す同意書、保険や携帯電話の申込書、賃貸の契約書。実印や銀行印が要る場面は意外と少なく、押印を求められる機会のほとんどは認印で済みます。ここでは、認印を使う場面を家・職場・役所・学校・申込書・契約書の6つに分けて一覧にし、認印では足りない場面、押印が任意になった手続きとの関係、そして場面が多いからこそ気をつけたい認印の選び方を、順番に説明します。

認印の役割は「認めた」というしるし

印鑑は、どこに届け出ているかで3つに分かれます。市区町村に登録した印鑑が実印、金融機関に届け出た印鑑が銀行印、どこにも届け出ていない印鑑が認印です。認印は「認めた」というしるしとして押す印鑑で、荷物を受け取った、書類を読んだ、内容に同意した、という確認を相手に伝えます。

届け出をしていないぶん、実印のように印鑑証明書で本人の印鑑だと証明することはできません。その代わり、どの場面でも気軽に押せます。3本の中でいちばん押す回数が多く、いちばん人の目に触れる印鑑です。3本の違いは実印・銀行印・認印の違い、認印という言葉の意味は認印とは？で説明しています。

認印を使う場面を6つに分ける

認印を押す場面は数え切れないほどありますが、大きく分けると6つです。それぞれで求められる印鑑の条件が少しずつ違います。

家と近所｜シャチハタでも足りる場面が多い

宅配便や書留の受け取り、回覧板の確認欄、町内会の名簿など、家で押す印鑑はほとんどが「受け取った」「見た」というしるしです。相手が印影を後から照らし合わせることはないので、朱肉の認印でもシャチハタでも構いません。ただ、宅配の受け取りは署名で済むことも増えました。玄関に1本置いておくと、荷物を受け取るたびに探さずに済みます。

職場｜「シャチハタ不可」がいちばん多い場面

職場は、認印を使う機会がいちばん多い場所です。入社時の雇用契約書、誓約書、給与振込の依頼書、通勤経路の届出。働き始めてからは、出勤簿、休暇届、経費精算、稟議書、社内の回覧。どれも「本人が確認した」というしるしとして認印を押します。

気をつけたいのは、入社の書類や契約に関わる書類では「シャチハタ不可」と指定されることが多い点です。ゴムの印面は押すたびに印影が少しずつ変わるため、あとから照らし合わせる書類には向かないとされているからです。職場用の認印は、朱肉で押す苗字の印鑑を1本、ケースに入れて机に入れておくのがいちばん困りません。どこまでシャチハタで足りるかは認印にシャチハタを使える？で場面ごとに整理しています。

役所・公共｜押印が任意になった届出も、押すなら朱肉の認印

転入届や婚姻届、各種の申請書など、役所に出す書類の多くは、内閣府の押印見直しによって押印を求めないものが増えました。ただ、委任状のように今も押印欄が残る書類や、「押印する場合は認印で」と案内される書類があります。押す場合は、ゴム印ではなく朱肉の認印を使ってください。実印が必要な役所の手続きは、印鑑登録そのものと、印鑑証明書を添える手続きだけです。

学校・保育園・病院｜保護者の確認欄は朱肉の認印が無難

入学や入園の書類、遠足や行事の同意書、通知表の保護者欄、病院の同意書や問診票。子どもに関わる書類には、保護者が確認したことを示す押印欄が多く残っています。学校によってはシャチハタでも受け付けますが、朱肉の認印なら断られることがありません。家に置く認印と職場に置く認印を分けておくと、朝の忙しい時間に探さずに済みます。

申込書｜会社によって扱いが違う

保険の加入、携帯電話の契約、クレジットカードの申し込み、習い事の入会、引っ越しの見積もり、賃貸の入居申込。申込書の押印欄は、会社によってシャチハタで構わないところと、朱肉の認印を求めるところがあります。窓口で「印鑑をお持ちですか」と聞かれて困らないよう、外出時は朱肉の認印を1本かばんに入れておくと確実です。

契約書｜認印にも法律上の重みがある

賃貸の契約書、雇用契約書、中古品の売買契約書、示談書。契約書に押す認印は、日常の確認印とは重みが違います。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」では、本人の印鑑が押された文書は本人が作ったものと推定するという民事訴訟法の考え方が、実印だけでなく認印にも及び得ると説明されています。認印だから軽い、ということはありません。契約書に押すときは、中身を確かめてから押してください。

書類ごとに使う印鑑を確かめる

ここまでの場面を、どの印鑑を使うかで一覧にしました。「認印」の欄に○がある書類は、朱肉で押す認印を持っていれば断られません。

認印では足りない場面

認印で済まないのは、本人の印鑑であることを証明しなければならない手続きと、金融機関が届出印と照らし合わせる手続きです。数は少ないので、覚えてしまってください。

実印が必要な場面の詳しい説明は実印が必要になる場面、銀行印の使いどころは銀行印の用途と注意点にまとめています。

押印が任意になった手続きと、それでも認印が要る理由

2020年以降、行政の手続きでは押印を求めない書類が大きく増えました。内閣府の規制改革推進会議が各府省の押印を見直し、多くの届出や申請で押印欄がなくなっています。「もう認印は要らないのでは」と思う方もいらっしゃいますが、見直しの対象は行政手続きです。

職場の書類、学校や保育園の同意書、保険や携帯電話の申込書、賃貸の契約書といった民間の書類には、今も押印欄が残っています。押印が任意になった書類でも、押す場合はゴム印ではなく朱肉の印鑑を求められます。「持っていなくて困る」場面のほうがまだ多いので、朱肉の認印は1本用意しておくことをおすすめします。

場面が多いからこそ、認印はこう選ぶ

認印は、3本の中でいちばん押す回数が多く、持ち歩く機会も多い印鑑です。使う場面の広さに合わせて、決めておきたいことが4つあります。

素材は、薩摩本柘か黒水牛が定番です。持ち歩く認印はケースに入れて印面を守ってください。彫る名前の考え方は認印は苗字だけ？、直径は認印に向くサイズで詳しく説明しています。

家用と職場用で2本持つと、探さずに済む

認印を使う場面は家と職場に分かれます。玄関に受け取り用の1本、職場の机に書類用の1本と置き場所を分けておくと、「認印がない」と探すことがなくなります。玄関用はシャチハタでも構いませんが、学校や保険の書類を家で書く方は、家にも朱肉の認印があると安心です。実印・銀行印・認印の3本セットで揃えた方が、あとから家用の認印を1本足すこともよくあります。

認印を押すときに気をつけること

よくある質問

まとめ｜押印の場面の大半は認印。朱肉で押す1本を持っておく

認印を使う場面は、宅配の受け取り、回覧、職場の書類、役所の届出、学校や病院の同意書、保険や携帯電話の申込書、賃貸の契約書と、日常の押印のほとんどです。実印が要るのは不動産や借り入れ、相続、普通自動車の登録など印鑑証明書を添える手続き、銀行印が要るのは口座の窓口手続きだけで、数は限られています。

行政の手続きでは押印が任意になった書類が増えましたが、民間の書類には押印欄が残っており、「シャチハタ不可」の指定も多いです。苗字だけを古印体か楷書体で彫った10.5mmか12mmの認印を1本、ケースに入れて持っておけば、どの場面でも困りません。家用と職場用で置き場所を分けると、さらに使いやすくなります。