認印にシャチハタは使える？足りる場面と断られる書類

「認印はシャチハタでいいですか」。入社の書類を前にした新社会人の方、子どもの学校の書類を書く保護者の方、賃貸の契約に向かう方から、この質問を毎日のようにいただきます。答えは「使える場面と使えない場面がある」です。シャチハタはインクを内蔵したゴム印の通称で、認印として使うこと自体に問題はありません。ただ、相手が印影を後から照らし合わせる書類や、長く保管する書類では「シャチハタ不可」と断られます。ここでは、どの用途ならシャチハタで足りるか、断られたときの対処、手元の印鑑がシャチハタかどうかの見分け方、よくある思い込み、そして朱肉の認印を1本足すときの選び方を、順番に説明します。シャチハタと認印の言葉の意味や構造の違いは認印とは？シャチハタとの違いで説明していますので、ここでは「使えるかどうか」に絞ります。

用途ごとに、シャチハタで足りるかを分ける

シャチハタが使えるかどうかは、印鑑の種類ではなく「相手がその印影をどう扱うか」で決まります。目安になる考え方は次の3つです。

この3つに当てはまらない場面がシャチハタで足りる場面、ひとつでも当てはまる場面が朱肉の認印を使う場面です。主な用途を並べると次のようになります。

認印を使う場面の全体像は認印を使う場面にまとめています。

「シャチハタ不可」と言われたときにどうするか

窓口や職場で「シャチハタは使えません」と言われたとき、取れる方法は3つです。その場でできるものから順に並べます。

1. 01署名で代えられるか聞く押印が任意の書類なら、署名だけで受け付けてもらえることがあります
2. 02後日持参できるか聞く入社の書類や申込書は、押印欄だけ後日でよい場合があります
3. 03朱肉の認印を用意する出直しをなくす根本の方法。1本あれば以後の「不可」で困りません

既製品の認印を文房具店で買えばその日のうちに間に合いますが、同じ苗字の同じ印影が大量にある印鑑なので、契約書や入社の書類に押す印鑑としては心もとない面があります。違いは三文判とは？で説明しています。名前を彫って作る認印は、注文から手元に届くまで日数がかかりますので、就職や引っ越しの予定が決まった時点で用意しておくと慌てません。

手元の印鑑がシャチハタかどうかの見分け方

「家にある印鑑がシャチハタなのか分からない」という方も多いです。次の点を見れば、朱肉なしで判断できます。

シャチハタについてよくある思い込み

シャチハタと朱肉の認印を、両方持つ

シャチハタを手放す必要はありません。朱肉なしで押せる手軽さは、玄関での受け取りや職場の回覧で頼りになります。困るのは、シャチハタしか持っていない状態です。朱肉の認印を1本足せば、「不可」と言われる場面がなくなります。

素材は薩摩本柘か黒水牛が定番で、持ち歩くならケースに入れて印面を守ります。直径の決め方は認印に向くサイズ、書体は認印に向く書体で詳しく説明しています。

これから就職や一人暮らしを控えている方は、認印だけでなく銀行印も必要になります。銀行印にはシャチハタが使えないので、口座を開く前に朱肉の印鑑が要ります。実印・銀行印・認印を同じ素材で揃え、直径を一段ずつ変えておくと、手に取っただけで役割が分かります。

よくある質問

まとめ｜受け取りと回覧はシャチハタ、照合・保管・契約は朱肉の認印

シャチハタは認印として使えますが、使える場面は「確認したしるしだけが要る書類」に限られます。相手が印影を後から照らし合わせる書類、何年も保管する書類、本人が押したことに意味がある書類では「シャチハタ不可」と断られ、実印や銀行印には登録できません。

シャチハタは玄関や職場の引き出しに置いて受け取りや回覧に使い、朱肉の認印をケースに入れて持ち歩く。この2本があれば、どの場面でも出直すことはなくなります。苗字だけを古印体か楷書体で彫った10.5mmか12mmの認印を、就職や引っ越しの予定が決まった時点で用意しておいてください。