認印にシャチハタは使える？使える場面と使えない書類

「認印はシャチハタでいいですか」。入社の書類を前にした新社会人の方や、お子様の入園・入学の手続きをする保護者の方、賃貸の契約に向かう方から、よくいただく質問です。シャチハタはインクを内蔵したゴム印の通称で、キャップを外せばすぐに押せます。ただ、書類によっては「シャチハタ不可」と書かれていて、朱肉で押す印鑑がないと出直すことになります。この記事では、シャチハタで足りる用途と断られる書類、断られたときの対処を説明します。あわせて、手元の印鑑の見分け方と、朱肉の認印を1本足すときの選び方も紹介します。シャチハタと認印の言葉の意味や作りの違いは認印とは？シャチハタとの違いで説明しているので、ここでは「どこで使えるか」に絞ります。

認印にシャチハタが使える用途と使えない用途

シャチハタが使えるかどうかは、印鑑の種類ではなく「相手がその印影をどう扱うか」で決まります。目安になる考え方は次の3つです。

3つのどれにも当てはまらなければ、シャチハタで足ります。1つでも当てはまれば、朱肉の認印を使ってください。主な用途ごとにまとめると、次のようになります。

認印を使う場面の全体像は認印を使う場面にまとめています。

「シャチハタ不可」と言われたときにどうするか

窓口や職場で「シャチハタは使えません」と言われたとき、取れる方法は3つです。その場でできるものから順に並べます。

1. 01署名で代えられるか聞く押印が任意の書類なら、署名だけで受け付けてもらえることがあります
2. 02押印だけ後日にできるか聞く入社の書類や申込書なら、印鑑を用意してから出し直せばよい場合があります
3. 03朱肉の認印を用意する1本用意しておけば、次からはその場で押せます

文房具店で既製品の認印を買えば、その日のうちに間に合います。ただ、既製品は同じ苗字なら同じ印影のものが大量に出回っているため、契約書や入社の書類に押すには心もとない面があります。既製品と名前を彫って作る印鑑の違いは三文判とは？で説明しています。職人が彫る認印は手元に届くまで日数がかかるので、就職や引っ越しの予定が決まった時点で注文しておくと慌てません。

手元の印鑑がシャチハタかどうかの見分け方

「家にある印鑑がシャチハタなのか分からない」という方も多いです。次の点を見れば、朱肉なしで判断できます。

シャチハタについてよくある思い込み

シャチハタと朱肉の認印を両方持っておく

シャチハタを手放す必要はありません。朱肉なしで押せる手軽さは、玄関での受け取りや職場の回覧で頼りになります。困るのは、シャチハタしか持っていないときです。朱肉の認印を1本足しておけば、「シャチハタ不可」の書類にもその場で押せます。

素材は薩摩本柘か黒水牛が定番です。持ち歩くときは、印面が欠けないようにケースに入れてください。直径の決め方は認印に向くサイズ、書体は認印に向く書体で詳しく説明しています。

これから就職や一人暮らしを控えている方は、給与の振込口座を開くときなどに銀行印が必要になることがあります。銀行印にもシャチハタは使えないので、朱肉で押す印鑑を用意しておいてください。実印・銀行印・認印を同じ素材で揃え、直径を一段ずつ変えておくと、手に取っただけでどの印鑑か分かります。

よくある質問

まとめ｜受け取りと回覧はシャチハタ、照合・保管・契約は朱肉の認印

シャチハタを押してよいか迷ったら、次の順に確かめてください。まず、書類や案内に「シャチハタ不可」と書かれていないかを見ます。書かれていなければ、相手が印影を後から照らし合わせるか、何年も保管するか、本人が押したことに意味があるかを考えます。どれかに当てはまるときや判断がつかないときは、朱肉の認印を使うか、提出先に確かめます。

朱肉の認印をまだ持っていない方は、苗字だけを古印体か楷書体で彫った、10.5mmか12mmの1本を用意してください。シャチハタは玄関や職場の引き出しに置いて受け取りや回覧に使い、朱肉の認印はケースに入れて持ち歩きます。この2本があれば、「シャチハタ不可」の書類でも出直さずに済みます。