法人登記に会社実印は必要？書面申請とオンライン申請の違いと印鑑届書

会社設立の準備を進めていると、「オンラインで法人登記をすれば、会社の印鑑は要らない」という話を耳にします。一方で、法務局の記載例を開くと、申請書にも印鑑届書にも、印鑑を押す欄が並んでいます。どの方法で申請すると会社実印が要るのか。届け出るときは何を用意するのか。設立の登記を例に、書類を1枚ずつ見ていきます。

法人登記の申請方法は3つ。会社実印の届け出が要るのは書面の2つです

会社の登記（法人登記）は、書面でもオンラインでも申請できます。法務局は、電子証明書のない方に向けて、パソコンで作った申請書を印刷して出す方法もすすめています。3つを並べると、次のようになります。

商業登記法は、会社の代表者か代理人が、申請書に記名して印鑑を押すよう定めています。代表者がここに押すのが、法務局に届け出た印鑑、つまり会社実印です。届け出がなければ、法務局には照らし合わせる印影がありません。そのため、書面で申請する会社は、設立の登記と一緒に印鑑を届け出ます。

オンライン申請では、押印の代わりに電子署名で本人を確かめます。2021年2月15日に商業登記規則が改正され、この方法なら印鑑の届け出は任意になりました。同じ改正で、マイナンバーカードの電子証明書も使えるようになっています。

設立の登記で、書類ごとに押す印鑑

会社を作るときの書類には、会社実印のほかに、個人の実印を押すものもあります。法務局の記載例のうち、取締役会を置かない株式会社を、発起人だけの出資で作る場合を表にしました。

就任承諾書に個人の実印を押すのは、取締役を引き受けたのがご本人であることを、印鑑登録証明書で確かめるためです。取締役会を置く会社では、代表取締役になる方が、承諾書に実印を押します。どちらの場合も、書面で設立を申請するには、個人の実印と印鑑登録が要ります。

申請書に貼る収入印紙には、印鑑を押しません。法務局の記載例は、割印をしないで貼るよう求めています。

印鑑届書の書き方と、押す2つの印鑑

会社実印の届け出には、「印鑑（改印）届書」という1枚の用紙を使います。この用紙には、会社実印と、代表者個人の実印の両方を押します。

印鑑（改印）届書

1提出する印鑑会社実印を押す

2商号　本店　資格　氏名代表取締役 山田 太郎

3届出人　住所　氏名山田 太郎

3の印鑑登録証明書は、就任承諾書に添えた1通で兼ねられます。届書の下のほうにある「登記申請書に添付のものを援用する」の欄に、チェックを付けます。代理の方が届書を出すときは、同じ用紙の委任状の欄に、代表者が個人の実印を押します。

届け出られる印鑑の大きさは、商業登記規則で決まっています。1辺が1cmを超え、3cm以内の正方形に収まる大きさです。印影を照らし合わせやすい印鑑であることも求められます。当店の会社実印は、直径16.5mm、18mm、21mm、24mmの4つで、どれもこの範囲に入ります。直径の選び方は、法人実印のサイズ｜18mm・21mmの選び方と法務局の決まりで説明しています。

オンライン申請でも、会社実印を届け出ておく3つの理由

オンラインで申請すれば、届け出をしないまま会社を作ることもできます。それでも、次の3つの場面を考えると、設立のときに届け出ておくほうが、あとの手間が減ります。

法務省の案内も、オンラインで申請する方が印鑑を届け出る理由に、印鑑証明書が必要な場合を挙げています。届け出の方法は2つあります。紙で出すなら、印鑑届書と個人の印鑑登録証明書を、法務局へ持って行くか郵送します。データで出すなら、届書に電子署名を付けて、登記の申請と一緒に送ります。

データで送る場合も、印鑑そのものは要ります。目盛りの付いた専用の用紙を、拡大も縮小もせずに印刷します。そこに会社実印を押し、原寸のままスキャナーで読み取ります。この方法が使えるのは、登記の申請と同時に届け出るときだけです。届け出だけを、あとからオンラインで出すことはできません。

1人で会社を作るなら、法務局へ行かずに申請できます

発起人も役員も1人だけの会社は、すべての書類をデータで用意できます。法務省は、この「完全オンライン申請」をすすめています。マイナンバーカードの電子証明書で、申請書と添付書類のデータに電子署名を付けて送ります。株式会社の場合は、公証人の認証を受けた電子定款を添えます。

この方法でも、会社実印を届け出るかどうかは任意です。届け出るなら、先ほどの2つのどちらかで出します。会社の口座を開く予定がある方は、申請と一緒に届け出ておくと、登記が終わってから印鑑証明書を取るまでが早くなります。

登記の日までに、会社実印を用意する順番

書面で申請する会社は、申請書に押す会社実印を、登記の日より前に用意します。印鑑に彫るのは商号、つまり会社の名前です。商号が決まれば、注文できます。

当店の会社実印は、薩摩本柘の18mmが21,600円、21mmが24,000円です。実印・銀行印・角印の3本セットは、薩摩本柘が56,900円からで、1本ずつ注文するより安くなります。登記のあとすぐに使う銀行印と角印も、一緒に用意できます。会社を作るときに要る印鑑は、会社設立に必要な印鑑は？実印・銀行印・角印の揃え方にまとめています。

設立のあとの登記でも、会社実印を使います

登記は、会社を作るときだけの手続きではありません。役員の任期が来たとき、本店を移したとき、商号や事業の目的を変えたときにも申請します。書面で申請するたびに、申請書か委任状に会社実印を押します。

代表者が交代したときは、新しく就いた方が、あらためて印鑑を届け出ます。前の代表者が使っていた印鑑を、そのまま引き継ぐこともできます。会社実印そのものを作り直すときの手順は、法人印鑑の変更方法｜法務局の改印届・銀行の手続き・作り直す順番をご覧ください。会社実印の役割は、会社実印とは？代表者印の役割・サイズの決まり・届け出と使う場面で詳しく説明しています。

よくある質問

まとめ｜申請の方法を決めてから、会社実印を用意します

はじめに、登記の申請を書面でするか、オンラインでするかを決めます。書面なら、会社実印は申請の日までに要ります。オンラインなら届け出は任意ですが、口座の開設や契約の予定があれば、登記と一緒に届け出ます。

次に、定款に書く商号の表記を決めて、会社実印を注文します。あわせて、代表者個人の印鑑登録が済んでいるかを確かめてください。済んでいなければ、個人の実印を登録して、印鑑登録証明書を取ります。会社実印が届いたら、白い紙に試しに押して、枠と文字がはっきり写るかを見ます。そのあとで、印鑑届書に押します。